Der persönliche Kontakt zählt: Dienstreisen beliebter als virtuelle Besprechungen

In Zeiten der Digitalisierung sind persönliche Treffen mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern eigentlich nicht mehr notwendig. Dennoch bevorzugen die meisten Angestellten und Führungskräfte nach wie vor das Gespräch von Angesicht zu Angesicht.

Skype, Slack, Smartphones, Tablets und Notebooks machen es möglich: Die meisten Geschäftsprozesse und Konferenzen könnten heute komplett virtuell abgewickelt werden. Für das Gespräch mit einem Geschäftspartner braucht es nicht mehr als eine Webcam, ein Mikrofon und einen Mausklick - Reisekosten sind damit eigentlich ein Relikt der Vergangenheit. Die Realität sieht jedoch etwas anders aus. So geht die Anzahl angetretener Dienstreisen aktuell nicht etwa zurück, sondern nimmt sogar zu: Zwischen 2004 und 2018 stieg die Zahl der jährlichen Geschäftsreisen deutscher Unternehmen von 146 auf 190 Millionen an.

Auch wenn Dienstreisen oft sinnvoll sein können: Für Unternehmen bedeuten sie einen erheblichen Aufwand. Trotzdem lassen nur etwa 44 Prozent der deutschen Unternehmen ihr Travel Management von externen Dienstleistern erledigen. Die Bearbeitung im eigenen Haus kann durch den Einsatz spezieller Softwarelösungen jedoch deutlich effizienter werden - das spart Firmen Zeit und Kosten und vereinfacht zudem Mitarbeitern die Erfassung der Daten.

Neben instabilen WLAN-Verbindungen, zeitweise schlechter Bild- und Tonqualität oder anderen technischen Problemen sind die Gründe für Gespräche von Angesicht zu Angesicht vor allem sozialer Art. Dienstreisen beinhalten meist mehr als einen rein inhaltlichen Austausch, sondern dienen auch dem intensiven Beziehungsmanagement. Beim kurzen Plausch im Anschluss an eine Präsentation oder beim gemeinsamen Abendessen lernen Dienstreisende ihre Geschäftspartner auch auf einer persönlichen Ebene kennen - und die ist für den Aufbau und die Pflege einer guten Geschäftsbeziehung äußerst wertvoll.

Herausforderungen beim virtuellen Austausch sind kulturelle Unterschiede und dadurch entstehende Missverständnisse. Gerade bei Gesprächen mit neuen internationalen Kunden oder Geschäftspartnern kann es leicht passieren, dass man in ein Fettnäpfchen tritt: Verhaltensweisen, die in Deutschland üblich sind, werden eventuell in anderen Kulturen als unhöflich wahrgenommen. Im direkten Kontakt sind unangenehme Momente oft schnell durch ein Lächeln oder die Körpersprache entschärft - über eine Webcam ist das schon schwieriger. Zudem signalisiert ein persönlicher Besuch vor Ort dem Kunden oder potenziellen Geschäftspartner deutlich mehr Wertschätzung als ein kurzer Video-Call via Skype.